CONTENIDO:
CUARTO PROCESO: Desarrollo del RRHH (ENTRENANIENTO Y DESARROLLO DEL RECURSO
HUMANO)
1. ENTRENAMIENTO
El entrenamiento es
la educación profesional que busca adaptar al hombre a determinado cargo. Sus
objetivos se sitúan a corto plazo, son limitados e inmediatos, buscando dar al
individuo los elementos esenciales para el ejercicio de un cargo y preparándolo
de manera adecuada.
El entrenamiento es
un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y
organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y
habilidades, en función de objetivos definidos.
Podemos decir
entonces, que el entrenamiento es la educación profesional que adapta al hombre
para un cargo o función dentro de una organización, e implica la transmisión de
conocimientos, y sea información de la empresa, de sus productos, servicios, su
organización, su política.
2. IMPORTANCIA
DEL ENTRENAMIENTO
El entrenamiento
llena el vacío entre lo que alguien está capacitado para hacer y lo que puede
llegar a ser capaz de hacer. Su primer propósito es asegurar, lo más pronto
posible que la gente pueda alcanzar un nivel aceptable en su trabajo.
Con base en esto, el
entrenamiento actúa mejorando las capacidades y el conocimiento que se
requieren para elevar el nivel de desempeño en el trabajo actual, o para
desarrollar un potencial para el futuro.
3.FUNCIONES
1.-
Transmisión de Información: El elemento esencial en muchos programas de
entrenamiento es el contenido: distribuir información entre los entrenados como
un cuerpo de conocimientos. A menudo, la información es genérica y referente al
trabajo: información acerca de la empresa, sus productos, sus servicios, su
organización, su política, sus reglamentos, etc. Puede cobijar también la
transmisión de nuevos conocimientos.
2.-
Desarrollo de Habilidades: Sobre todo aquellas destrezas y
conocimientos relacionados directamente con el desempeño del cargo actual o de
posibles ocupaciones futuras. Es un entrenamiento orientado de manera directa a
las tareas y operaciones que van a ejecutarse.
3.-
Desarrollo o modificación de actitudes En general, se
refiere al cambio de actitudes negativas por actitudes más favorables entre los
trabajadores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del
personal de gerencia y de supervisión; en cuanto a los sentimientos y
reacciones de las demás personas. También puede implicar adquisición de nuevos
hábitos y actitudes, ante todo, relacionados con los clientes o usuarios (como
en el caso de entrenamiento de vendedores, promotores, etc.), o técnicas de
ventas.
4.-
Desarrollo de Conceptos: El entrenamiento puede estar dirigido a
elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas y pensamientos, ya
sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o
para elevar el nivel de generalización, capacitando gerentes que puedan pensar
en términos globales y amplios.
4.OBJETIVOS
Los principales objetivos del entrenamiento
son:
1.- Preparar al
personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.
2.- Proporcionar
oportunidades para el desarrollo personal continuo, no sólo en su cargo actual,
sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.
3.- Cambiar la
actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre
los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas
de supervisión y gerencia.
5. El proceso de
entrenamiento se parece a un modelo de sistema abierto cuyos componentes son:
* Entradas (inputs):
Individuos en entrenamiento, recursos empresariales, información, habilidades.
* Procesamiento u
operación (throughputs). Proceso de aprendizaje individual, programa de
entrenamiento,
* Salidas (outputs). Personal habilitado,
éxito o eficacia organizacional.
* Retroalimentación
(feedback). Evaluación de los procedimientos y resultados del entrenamiento, a
través de medios informales o investigaciones sistemáticas.
6. EN TÉRMINOS AMPLIOS, EL ENTRENAMIENTO IMPLICA
UN PROCESO COMPUESTO DE CUATRO ETAPAS:
1.- INVENTARIO DE NECESIDADES DE
ENTRENAMIENTO (DIAGNÓSTICO).
2.- PROGRAMACIÓN DEL ENTRENAMIENTO PARA
ATENDER LAS NECESIDADES.
3.- IMPLEMENTACIÓN Y EJECUCIÓN
4.- EVALUACIÓN DE RESULTADOS
A
continuación estudiaremos cada una de las etapas del entrenamiento.
1.- INVENTARIO
DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO
Primera etapa del
entrenamiento: Corresponde al diagnóstico preliminar de lo que debe hacerse. El
inventario de necesidades puede efectuarse en tres niveles de análisis:
1.- Análisis de la
organización total: Organizacional
2.- Análisis de los
recursos humanos: Sistema de entrenamiento
3.- Análisis de las
operaciones y tareas. Sistema de adquisición de habilidades.
1.- Análisis
Organizacional como Inventario de necesidades de Entrenamiento: Sistema
organizacional.
El análisis
organizacional no sólo implica el estudio de la empresa como una toda - su
misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos recursos para la
consecución de los objetivos -, sino también del ambiente socioeconómico y
tecnológico en el cual está situada la organización.
El análisis
organizacional consiste en “determinar en donde deberá hacerse énfasis el
entrenamiento”. En este sentido, el análisis organizacional deberá verificar
todos los factores (planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima
organizacional, etc.), capaces de evaluar los costos implicados y los
beneficios esperados del entrenamiento, en comparación con otras estrategias
capaces de alcanzar los objetivos empresariales, y determinar así la política
global relacionada con el entrenamiento.
2.- Análisis
de los Recursos Humanos como Inventario de necesidades de Entrenamiento:
Sistema de Entrenamiento.
El análisis de los
recursos humanos procura verificar si los recursos humanos son suficientes,
cuantitativa y cualitativamente, para levar a cabo las actividades actuales y
futuras de la organización.
Se trata del análisis
de la fuerza laboral: El funcionamiento organizacional presume que los
empleados poseen las habilidades, los conocimientos y las actitudes deseados
por la organización.
Se recomienda
analizar los recursos humanos mediante el examen de los siguientes datos:
1.- Número de
empleados en la clasificación de cargos
2.- Número de
empleados necesarios en la clasificación de cargos.
3.- Edad de cada
empleado en la clasificación de cargos
4.- Nivel de
clasificación exigido por el trabajo de cada empleado.
5.- Nivel de
conocimiento exigido por el trabajo de cada empleado.
6.- Actitud de cada
empleado con relación al trabajo y a la empresa.
7.- Nivel de
desempeño cualitativo y cuantitativo de cada empleado.
8.- Nivel de
habilidad de conocimientos de cada empleado para otros trabajos.
9.- Potencialidades
de reclutamiento interno
10.- Potencialidades
de reclutamiento externo
11.- Tiempo de
entrenamiento necesario para la fuerza laboral reclutante.
12.- Tiempo de
entrenamiento para los nuevos empleados
13.- Índice de
ausentismo
14.- Índice de
Turnover (rotación de fuerza laboral)
15.- Descripción del
cargo
Estos datos
analizados continuamente, permiten evaluar las lagunas actuales y las previas
dentro de ciertos plazos, en función de obligaciones laborales, legales,
económicas y de planes de expansión de la propia empresa.
3.- Análisis
de las operaciones y tareas. Sistema de Adquisición de Habilidades.
El análisis de
operaciones son estudios definidos para determinar que tipos de comportamiento
deben adoptar los empleados para desempeñar con eficiencia las funciones de sus
cargos. En general, el análisis de operaciones consta de los siguientes datos
relacionados con una tarea o un conjunto de tareas.
1.- Patrones de
desempeño para la tarea o cargo
2.- Identificación de
tareas que componen el cargo
3.- Cómo deberá
desempeñarse cada tarea para cumplir los patrones de desempeño.
4.- Habilidades,
conocimientos y actitudes básicos para el desempeño de cada tarea.
El análisis de
operaciones o análisis ocupacional es un proceso que comprende la
descomposición del cargo en sus partes constitutivas, para la verificación de
habilidades, conocimientos y cualidades personales o responsabilidades exigidas
al individuo en el desempeño de sus funciones.
El análisis de
operaciones permite la preparación del entrenamiento para cada cargo por
separado, con el fin de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias
para desempeñarlo.
MEDIOS PARA INVENTARIAR
NECESIDADES
DE ENTRENAMIENTO
Los principales
medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de entrenamiento
son:
1.- Evaluación del desempeño: Mediante
esta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus
tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también que
sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del
entrenamiento.
2.- Observación: Verificar
donde hay evidencias de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el
cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas
disciplinarios, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
3.- Cuestionarios:
Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list)
que evidencien las necesidades de entrenamiento.
4.- Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando la
necesidad de entrenamiento apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y
supervisores son propensos a solicitar entrenamiento para su personal.
5.- Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos
directos con supervisores y gerentes respecto a problemas solucionados mediante
entrenamiento, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los
diversos sectores.
6.- Reuniones Ínter departamentales: Discusiones
ínter departamentales acerca de asuntos concernientes a objetivos
organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y
otros asuntos administrativos.
7.- Examen de empleados: Resultados
de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o
tareas.
8.- Modificación del Trabajo: Cuando se
introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es
necesario entrenar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos
de trabajo.
9.- Entrevista de salida: Cuando el
empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer
su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida.
Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización susceptibles de
corrección.
10.- Análisis de cargos: Cuadro de
las tareas que debe cumplir el ocupante y de las habilidades que debe poseer.
11.- Informes periódicos: De la
empresa o de producción, que muestren las deficiencias por falta de
entrenamiento.
2.-ELABORACIÓN
DE PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO
Las técnicas de
entrenamiento pueden clasificarse en cuatro: a uso, tiempo y lugar de
aplicación.
A.- TECNICAS DE ENTRENAMIENTO EN
CUANTO AL USO
1.- TÉCNICAS
DE ENTRENAMIENTO ORIENTADAS AL CONTENIDO. Diseñadas para la
transmisión de conocimientos o de información: técnica de lectura, de recursos
audiovisuales, instrucción programada (IP) e instrucción asistida por
computador. Estas dos últimas también se denominan técnicas de auto
instrucción.
2.- TÉCNICAS
DE ENTRENAMIENTO ORIENTADAS AL PROCESO. Diseñadas para
cambiar actitudes, desarrollar conciencia acerca de sí mismo y de los demás, y
desarrollar habilidades interpersonales. Hacen énfasis en la interacción entre
los individuos entrenados, para provocar cambios de comportamiento o de
actitud, antes que simplemente transmitir conocimiento.
3.- TÉCNICAS
MIXTAS DE ENTRENAMIENTO. No sólo se emplean para transmitir
información, sino también para cambiar actitudes y comportamientos. Se utilizan
para transmitir conocimientos o contenido y para alcanzar algunos objetivos
establecidos por técnicas más orientadas al proceso. Entre las técnicas mixtas
sobresalen las conferencias, los estudios de casos, las simulaciones y juegos,
y varias técnicas en el cargo. Al mismo tiempo que se transmiten conocimientos
o contenido, se trata de cambiar la actitud, la conciencia acerca de sí mismo y
la eficiencia interpersonal.
Entre las técnicas de entrenamiento en el cargo, podemos
relacionar la instrucción en el cargo, el entrenamiento de orientación, el
entrenamiento de iniciación, la rotación de cargos,
B.- TECNICAS DE ENTRENAMIENTO EN
CUANTO AL TIEMPO
Pueden clasificarse en dos tipos: técnicas aplicadas
antes del ingreso al trabajo (entrenamiento de inducción o de integración) y
técnicas aplicadas después del ingreso al trabajo.
1.-
ENTRENAMIENTO DE INDUCCIÓN O DE INTEGRACIÓN A LA EMPRESA. Busca la
adaptación y ambientación inicial del nuevo empleado a la empresa y al ambiente
social y físico donde va a trabajar. El programa de integración contiene
información referente a:
La empresa: historia, desarrollo y
organización.
El producto o servicio.
Los derechos y deberes del personal.
Los términos del contrato de trabajo.
Las actividades sociales de los empleados:
beneficios y servicios.
Normas y reglamentos internos.
Nociones sobre protección y seguridad en el
trabajo.
Cargo por ocupar: naturaleza del trabajo,
horarios, salarios, oportunidades de ascenso.
El supervisor del nuevo empleado
(presentación).
Relaciones del cargo con otros cargos.
Descripción detallada del cargo.
Este programa, que
busca integrar al empleado en el cargo de manera adecuada, brinda ventajas
como:
El nuevo empleado recibe la información
general necesaria acerca de la empresa: normas, reglamentos y procedimientos
que lo afectan, para que se adaptación sea la más rápida posible.
Reducción del número de despidos o de
acciones correctivas, gracias al conocimiento de los reglamentos de la empresa
y de las consecuencias derivadas de violación.
El supervisor puede explicar al nuevo
empleado su posición en la organización.
El nuevo empleado es instruido de acuerdo con
los requisitos definidos en la descripción del cargo que va a ocupar.
2.- ENTRENAMIENTO DESPUÉS DEL INGRESO AL
TRABAJO. DESPUÉS DEL INGRESO A EJERCER EL CARGO, EL ENTRENAMIENTO PODRÁ
LLEVARSE A CABO:
1.- En el lugar o
sitio de trabajo (en servicio).
2.- Fuera del lugar
de trabajo (fuera del servicio).
Por consiguiente, la
clasificación de las técnicas de entrenamiento depende del sitio de aplicación.
C.- TECNICAS DE ENTRENAMIENTO EN CUANTO
AL LUGAR DE APLICACIÓNPueden clasificarse en entrenamiento en el sitio de trabajo y entrenamiento fuera del sitio de trabajo. El primero se refiere al entrenamiento
en que la persona que lo recibe ejecuta tareas en el mismo lugar de trabajo, en
tanto que el segundo tiene en un auditorio o en un local o sitio preparado para
esta actividad.
1.- Entrenamiento
en el lugar de trabajo. Pueden administrarlo empleados, supervisores o
especialistas de staff. No requiere acondicionamiento ni equipos especiales, y
constituye la forma más común de transmitir las enseñanzas necesarias a los
empleados. Tiene mucha acogida, debido a que es muy práctico, ya que el
empleado aprende mientras trabaja. Las empresas de pequeño y mediano tamaño
invierten en entrenamiento de este tipo. El entrenamiento en el trabajo
presenta varias modalidades:
Admisión de aprendices para ser entrenados en
ciertos cargos
Rotación de cargos
Entrenamiento en tareas
Enriquecimiento del cargo, etc.
2.-
Entrenamiento fuera del lugar de trabajo. La mayor parte de
los programas de entrenamiento llevados a cabo fuera del servicio no están
relacionados directamente con el trabajo.
En general, son complementarios del entrenamiento en
servicio. Su principal ventaja radica en que el personal entrenado puede
dedicar toda la atención al entrenamiento, lo cual no es posible cuando uno
está involucrado en las tareas propias del cargo.
Las principales técnicas de entrenamiento
fuera del servicio son:
Aulas de exposición
Películas, diapositivas, videos (televisión).
Método de casos (estudio de casos)
Discusión en grupo, paneles, debates, etc.
Dramatización
Simulación y juegos
Instrucción programadas, etc.
PROGRAMACIÓN
DEL ENTRENAMIENTO
Una vez inventariado
y determinado las necesidades de entrenamiento, se procede a la programación
del entrenamiento, sistematizada y fundamentada en los siguientes aspectos, que
deben analizarse durante el inventario:
1.- ¿Cuál es l a
necesidad?
2.- ¿Dónde fue
señalada por primera vez?
3.- ¿Ocurre en otra
área o en otro sector?
4.- ¿Cuál es su
causa?
5.- ¿Es parte de una
necesidad mayor?
6.- Cómo
satisfacerla, ¿por separado o en conjunto?
7.- ¿Se necesita
alguna indicación inicial antes de satisfacerla?
8.- Si la necesidad
es inmediata, ¿Cuál es su prioridad con respecto a los demás?
9.- ¿La necesidad es
permanente o temporal?
10.- ¿A cuántas
personas y cuantos servicios alcanzará?
11.- ¿Cuál es el
tiempo disponible para el entrenamiento?
12.- ¿Cuál es el
costo probable del entrenamiento?
13.- ¿Quién va a
impartir el entrenamiento?
EL INVENTARIO DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO
DEBE SUMINISTRAR LA
SIGUIENTE INFORMACIÓN PARA DISEÑAR LA PROGRAMACIÓN DE
ENTRENAMIENTO:
* ¿QUÉ debe
enseñarse?
* ¿QUIÉN debe aprender?
* ¿CUÁNDO debe
enseñarse?
* ¿DÓNDE debe
enseñarse?
* ¿CÓMO debe
enseñarse?
* ¿QUIÉN debe
enseñar?
En términos
sencillos, esto puede expresarse como: Planeación del entrenamiento
3.-PLANEACIÓN
DEL ENTRENAMIENTO
El programa de entrenamiento exige una
planeación que incluya los siguientes aspectos:
1.- Enfoque de una
necesidad especificada cada vez
2.- Definición clara
del objetivo de entrenamiento
3.- División del
trabajo por desarrollar, en módulos, paquetes o ciclos.
4.- Determinación del
contenido del entrenamiento
5.- Elección de los
métodos de entrenamiento y la tecnología disponible.
6.- Definición de los
recursos necesarios para la implementación del entrenamiento, como tipo de
entrenador o instructor, recursos audiovisuales, máquinas, equipos o
herramientas necesarias, materiales manuales, etc.
7.-Definición de la
población objetivo, es decir, el personal que va a ser entrenado, considerando:
* Número de personas
* Disponibilidad de
tiempo
* Grado de habilidad,
conocimientos y tiempos de actitudes
* Características
personales de comportamiento
8.- Lugar donde se
efectuará el entrenamiento, considerando las alternativas. En el puesto de
trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
9.- Época o
periodicidad del entrenamiento, considerando también el horario más oportuno o
la ocasión más propicia.
10.- Cálculo de la
relación costo-beneficio del programa.
11.- Control y
evaluación de los resultados, considerando la verificación de puntos críticos
que requieran ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su
eficiencia.
La planeación del
entrenamiento es consecuencia del diagnóstico de las necesidades de
entrenamiento.
En general, los
recursos puestos a disposición del entrenamiento están relacionados con la
problemática diagnosticada.
EJECUCIÓN DEL
ENTRENAMIENTO
Tercera etapa del proceso de entrenamiento. Después del
diagnóstico de necesidades y la programación del entrenamiento, el siguiente
paso es la ejecución.
.
La ejecución del
entrenamiento depende de los siguientes factores:
·
Adecuación
del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización. La decisión
de establecer programas de entrenamiento depende de la necesidad de mejorar el
desempeño de los empleados. El entrenamiento debe ser la solución de los
problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o percibidas.
·
Calidad del
material de entrenamiento presentado. El material de enseñanza debe ser
planeado, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento. El material
de enseñanza busca concretar la instrucción, facilitar la comprensión mediante
la utilización de recursos audiovisuales, aumentar el rendimiento del
entrenamiento y racionalizar la tarea del instructor.
·
Cooperación
de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento
debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y
funciones. Mantenerlo implica una cantidad considerable de esfuerzo y
entusiasmo de quienes participan en la tarea, además de un costo que debe ser
considerado una inversión que capitalizará dividendos a mediano y corto plazo,
y no simplemente un gasto superfluo. Es necesario que el personal tenga
espíritu de cooperación y que los dirigentes den su apoyo, ya que los jefes y
supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa.
·
Calidad y
preparación de los instructores. El éxito de la ejecución dependerá del
interés, el esfuerzo y el entrenamiento los instructores. Es muy importante el
criterio de selección de éstos, quienes deberán reunir ciertas cualidades
personales: facilidad para las relaciones humanas, motivación, raciocinio,
capacidades didácticas, facilidad para exponer y conocimiento de la
especialidad.
Los instructores
podrán pertenecer a los diversos niveles y áreas de la empresa, y deberán
conocer las responsabilidades de la función y estar dispuestos a asumirlas.
·
Calidad de
los aprendices. La calidad de los aprendices influye de manera
sustancial en los resultados del programa de entrenamiento.
Los mejores
resultados se obtienen de una selección adecuada de los aprendices, en función
de la forma y el contenido del programa y de los objetivos del entrenamiento,
para que se llegue a disponer de un grupo homogéneo de personas.
4.-EVALUACION
DE LOS RESULTADOS DEL ENTRENAMIENTO
La etapa final del
proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos. Es
necesario evaluar la eficiencia del programa de entrenamiento. Esta evaluación
debe considerar dos aspectos:
1.- Determinar si el
entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los
empleados.
2.- Verificar si los
resultados del entrenamiento presentan relación con la consecuencia de las
metas de la empresa.
Además de estos dos
aspectos, es necesario determinar si las técnicas de entrenamiento empleadas
son efectivas.
LA
EVALUACIÓN DE LOS
RESULTADOS DEL ENTRENAMIENTO PUEDE HACERSE EN TRES NIVELES:
1.- En el nivel organizacional. En este
nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:
Aumento de la eficiencia organizacional
Mejoramiento de la imagen de la empresa
Mejoramiento del clima organizacional
Mejores relaciones entre empresa y empleados
Facilidad en los cambios y en la innovación
Aumento de la eficiencia, etc.
2.- En el nivel de los recursos humanos. En este
nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:
Reducción de la rotación de personal
Disminución del ausentismo
Aumento de la eficiencia individual de los
empleados
Aumento de las habilidades de las personas
Elevación del conocimiento de las personas
Cambio de actitudes y de comportamientos de
las personas.
3.- En el nivel de las tareas y operaciones. En este
nivel, el entrenamiento puede proporcionar resultados como:
Aumento de la productividad
Mejoramiento de la calidad de los productos y
servicios
Reducción del ciclo de la producción
Mejoramiento de la atención al cliente
Reducción del índice de accidentes
